Se acercan las fiestas de Navidad y Fin de Año, algo especial para todos nosotros y la actividad de barrio es un evento social al que sin duda asisten muchas personas.
La Navidad por lo que significa para los miembros de la Iglesia, y en general para el mundo cristiano; el fin de año, porque marca de alguna manera el fin de una etapa y mágicamente, sin entender bien el mecanismo mental, luego del brindis y del descanso de la celebración, despertamos con nueva fortaleza y llenos de esperanzas.
Algo que también suele ser tradicional, como parte de las celebraciones, es la actividad de Navidad y Fin de Año de nuestro barrio o rama. Es una actividad social muy importante, a la que sin duda asisten muchas personas y que con pocas pautas al planearla, tiene asegurado el éxito. Compartimos en este artículo algunas ideas para tener una actividad organizada y que divierta a todos.
Pero antes de las ideas, vale la pena recordar algunos aspectos que a veces olvidamos al planear:
Planeamiento
Lamentablemente, en muchos lugares hemos adquirido el hábito de planear de una semana para la otra. Si bien algunas veces sale bien, eso significa correr muchos riesgos y perder la oportunidad de enseñar liderazgo, delegar y permitir que todos ganen experiencia (y bendiciones).
Usualmente, cuando esperamos a último momento, la delegación es mínima y todo resulta improvisado, dejando de lado la excelencia a la que todos aspiramos.
Fecha
Diciembre es un mes por demás ocupado, lleno de festejos y compromisos. Pensar en hacer la actividad del barrio en la segunda quincena puede llegar a ser peligroso. Lo ideal sería hacerlo durante las dos primeras semanas del mes y asegurarse una mayor participación. Si todavía no fijaron la fecha, no hay que perder más tiempo y hacerlo ya, antes que las familias llenen sus agendas.
Comité
Lo ideal es que esta actividad sea organizada por el comité de actividades del barrio o el consejo de barrio/rama para involucrar a todas las organizaciones. Todos deben ser parte y todos deben disfrutar del sabor que deja una actividad bien planeada y exitosa. Puede haber tantos subcomités como sea necesario y cuanta más gente trabajando, mejor. Ejemplos de comités para este caso, podrían ser el de comida, decoración, publicidad, show, limpieza, pesebre, etc.
Cocina
En nuestras actividades, aunque comer no sea el objetivo, la comida es importante. Al margen del tipo de actividad que se elija, hay que tener en cuenta que pensar en cocinar en la capilla para muchas personas es sinónimo de problemas. Las cocinas no dan abasto, hay demoras, descontentos, y se corren riesgos innecesarios. La sugerencia es no cocinar nada en la capilla, sin excepción, y todos disfrutarán más.
Tradiciones
Es bueno tener tradiciones en nuestra familia y también en el barrio y en la estaca. La actividad de Navidad y Fin de Año es una de esas actividades que deberían ser una tradición. Es una manera de decir gracias, de hermanar en un mes en que los corazones están más abiertos para ser hermanados, de enfocar a los miembros en el verdadero propósito de la Navidad, de divertirse y darse fuerzas.
Lugar
Esta es una actividad que suele convocar mucha gente y es algo que hay que prever. Si hace calor, puede ser planeada en la cancha de basquet o en los jardines, pero hay que contemplar la posibilidad de mal tiempo.
Ahora sí algunas ideas sugeridas
Cenas formales
Hay muchas maneras de organizar las cenas formales, sentados a la mesa, como si estuviéramos en un restaurante. No es simple organizarlas, pero muchas veces es la que la gente más prefiere.
Si se decide este tipo de evento, la manera que recomendamos es a través de jefes de mesa. Equilibra las cargas tanto de preparación como de atención y también del show y la limpieza.
Para explicar la idea, si se estima una concurrencia de 200 personas, se arman mesas de 20 personas (un buen número tanto por lo social como por el tamaño de la mesa). Se llaman 10 jefes de mesas (usualmente cabezas de familia) que tendrán varias responsabilidades.
- La primera, y muy importante es ocupar los 20 lugares. Al recibir la asignación, van cubriendo los lugares de su mesa, utilizando el listado de familias preparado por el barrio, para asegurarse de que todos queden invitados. Pueden fijarse pautas para familias menos activas, no miembros, etc., pero lo importante es lograr que cada mesa tenga los 20 invitados. Con alguien que coordine sabiamente, todos tendrán un lugar.
- Otra responsabilidad principal es la comida. Lo ideal, y para evitar diferencias, es que se establezca un plato fuerte fijo para cada mesa (por ejemplo, pollo). La creatividad puede estar en el preparado, en las ensaladas u otras guarniciones y en los postres.
En algunos barrios, con el presupuesto se provee a cada mesa de una cierta cantidad de pollos y cada jefe de mesa hace la distribución de asignaciones entre sus invitados, según lo considere mejor. A alguna familia puede resultarle más cómodo hornear los pollos, mientras que otra tiene más habilidad para las ensaladas o la parte dulce. Es más fácil ocuparse de distribuir asignaciones entre 20 personas, que entre 200. - Decoración de la mesa. Cada jefe de mesa incluirá entre las asignaciones el vestido de la mesa. Manteles, servilletas, arreglos decorativos, etc.
- Show. En algunas ocasiones, si se hace un show de talentos, cada mesa podría tener que preparar algún tipo de número musical, sketch o muestra de algún talento.
- Armado y Limpieza. Cada jefe de mesa debe ocuparse de programar todo lo relacionado con el armado de las mesas y la limpieza del lugar, luego de finalizada la actividad.
- Recomendaciones. Los jefes de mesa son responsables de poner en práctica en su grupo cualquier recomendación que los organizadores den.
Puede haber otras responsabilidades, pero éstas son las más comunes.
La clave del éxito de este sistema, es la delegación y como sucede al delegar, debe haber un seguimiento. Hay reparto en las cargas y se trabaja en equipo. Lo más aconsejable es que se asigne a alguien como coordinador de las mesas, para atender los problemas que puedan presentarse y para que se asegure que la distribución de los invitados cumpla con las pautas fijadas (por ejemplo, que cada mesa tenga algún miembro nuevo, o alguna familia menos activa).
Hay que asegurarse que ninguna persona sola vaya a quedar sin invitar. En algunos casos, los jóvenes adultos solteros han preferido hacerse cargo de una mesa.
Otro detalle a tener en cuenta, es tener previsto que a la lista original, pueden agregarse a último momento algunas personas. Saber de antemano como serán ubicados ayudará a evitar apuros la noche del evento.
Las contras que se puede encontrar a la cena como actividad, es que se requieren muchas mesas y a veces no es fácil conseguirlas. Se necesita lugar suficiente para que entren los invitados.
Almuerzo de Navidad
Con el mismo criterio que la cena, se puede optar por un almuerzo. A veces, en el mes de diciembre, es más fácil que los miembros tengan libre un sábado al mediodía que un viernes a la noche. Siendo de día, ocupar el parque puede permitir hacer actividades con los niños, y en muchos casos también con los adultos.
Lunch
Cuando el almuerzo o la cena formal no es posible, la opción que le sigue es el lunch. Lo ideal es colocar tres o cuatro mesas generales en donde se pondrá la comida, sin opción a que se sienten alrededor de ellas. Si se quiere asignar lugares para sentarse, se pueden poner grupos de sillas en otro lugar, pero nunca impidiendo la circulación alrededor de las mesas con la comida.
La comida en este caso debería ser planeada para que pueda comerse con la mano y que no requiera cubiertos ni ser calentada.
Conviene hacer asignaciones en tipos de comida (empanadas, sandwiches, bocaditos, etc). Puede usarse el sistema de “a la canasta”, en el que todos traen un poco en el rubro asignado, o bien que, se compren los materiales con el presupuesto del barrio y se hagan asignaciones a organizaciones o grupos de familias.
La mesa de dulces conviene no ponerla hasta que el tiempo asignado a lo salado haya terminado, o muchos terminarán comiendo migas dulces.
Show de talentos o teatro y refrigerio final
Se puede preparar una obra de teatro o una serie de números artísticos, y terminar con un refrigerio. En esta opción, la comida no toma un lugar tan importante, y toda la atracción recae sobre el show. Probablemente esta parte requiera mas tiempo de preparación que las anteriores.
Tarde de Navidad con refrigerio
Similar a las mencionadas anteriormente, pero a la tarde. Un detalle singular podría ser que haya actividades especiales para los niños. Por ejemplo, armar una serie de mesas bajas para que los niños, con la guía de algunas mujeres jóvenes, hagan tarjetas artesanales para sus familias, adornos para el arbolito de Navidad, exposición de dibujos con motivos navideños, rincón de cuentos, títeres, etc.
Asignaciones e ideas comunes a todas las opciones
- Decoración del salón
- Pesebre. Es casi una tradición que se ocupe la Primaria, pero pueden tener apoyo, por ejemplo, de las mujeres jóvenes.
- Show. Números musicales y representaciones teatrales. Canto conjunto de villancicos y canciones de Navidad.
- Puede asignarse a alguien para que coordine y sea el maestro de ceremonias.
- Papá Noel. Otra tradición en muchas unidades.
- Arbol de Navidad
Por supuesto, todo esto significa trabajo y esfuerzo, pero los resultados valen la pena. ¡Qué mejor que la actividad del barrio sea el toque especial conque se termine el año! Muchos recordaremos en nuestros años de vida alguna de estas actividades que nos llegó al corazón por algún motivo en especial. Ojalá nuestro planeamiento excelente nos lleve a tener una actividad que sea la causa de haber hecho sentir mejor a alguien que estaba pasando por un mal momento, o haber dado las fuerzas para que alguien vuelva. Estas actividades en esta época, en que por tradición los corazones se acercan de alguna manera a Cristo, son una buen oportunidad para ser el “amigo” que el Pte. Hinckley pidió para los miembros nuevos, pero que también, todos nosotros necesitamos.
