Uno de los desafíos en el planeamiento de las reuniones sacramentales tiene que ver con lo relativo al tiempo de los mensajes del evangelio.
La asistencia a la reunión sacramental refleja muchos aspectos de un barrio y ayuda a evaluar la eficacia de muchos esfuerzos. Todos los enfoques deberían apuntar a lograr una mayor asistencia a esta reunión, ya que es fundamental que todos renovemos nuestros convenios semanalmente.
Más de una vez me pregunté al finalizar una reunión sacramental: ¿Algún corazón habrá sido tocado? ¿Los mensajes ayudaron a mantener o subir lo que elevó la Santa Cena?
El presidente Russell M. Nelson concluyó una instrucción sobre la reunión sacramental diciendo que “cada miembro de la Iglesia es responsable del enriquecimiento espiritual que proviene de la reunión sacramental” (Russell M. Nelson, La adoración en la reunión sacramental).
El miembro es quien, usando su albedrío, decide asistir a la reunión y si lo hace con una actitud correcta, podrá sacar más provecho de la misma. El solo hecho de participar de la Santa Cena es motivo suficiente para salir enriquecidos de la reunión y estar más cerca de Jesucristo. Aún así, un buen planeamiento ayudará a que los miembros vuelvan más edificados a sus casas.
Cada minuto de la reunión es valioso y debe ser planeado con excelencia. Tal vez uno de los mayores desafíos en el planeamiento tiene que ver con lo relativo al tiempo de los mensajes y sobre eso quisiera compartir algunas ideas.
Por supuesto, no siempre las cosas salen como uno las planea, pero también es cierto que siempre podemos hacer el esfuerzo de planearlas mejor, aprendiendo de la experiencia. Esa actitud muestra diligencia.
Tiempo disponible
Es importante comenzar y terminar la reunión a horario, como señal de reverencia y respeto. Si pedimos a los miembros que sean puntuales o recomendamos a un orador que cumpla con el tiempo asignado, no estaríamos dando un buen ejemplo si comenzamos la reunión 5 minutos tarde. Es muy importante tener en cuenta que:
- La duración de la reunión sacramental es de 60 minutos.
- La apertura y la administración de la Santa Cena tomará los primeros 25 minutos aproximadamente.
- El tiempo dedicado a los mensajes es de 25 a 30 minutos, calculando otros 5 minutos para el himno y la oración final.
Por lo tanto, todo lo que sigue tiene que ver con esos 25 o 30 minutos dedicados a los mensajes del evangelio.
Lo que logran los mensajes
Si bien parece poco el tiempo al que dedicamos tanta importancia, hay mucho en juego:
- Los mensajes pueden sumar al clímax espiritual que logró la Santa Cena.
- Preparar un mensaje de 10 minutos requiere varias horas valiosas de estudio y preparación de parte del discursante. Lo edifica y lo fortalece.
- Dar mensajes ayuda a los miembros a desarrollar su habilidad como oradores. Los prepara.
- Lo que el miembro diga y transmita en el mensaje puede edificar y acercar a los oyentes a Jesucristo de distintas maneras.
Por lo tanto, hay muchos beneficios que la membresía recibe al cumplir con la asignación de dar mensajes en la reunión sacramental.
Al planear, tener en cuenta que:
- Un año tiene 52 domingos
- 12 son para reuniones de testimonios
- 2 se dedican a Conferencias de estaca
- 2 se dedican a Conferencias generales
- 1 ocupa la presentación de la Primaria
- 1 se realiza la Conferencia del barrio o rama y la estaca o distrito podrían tomar el tiempo de los mensajes
- Por lo tanto, quedan 34 reuniones para que los miembros den sus mensajes.
En un barrio o rama con una asistencia de 90 personas entre jóvenes y adultos, cada miembro podría dar por lo menos 2 y a veces 3 mensajes al año, dependiendo la cantidad de mensajes que se asignen por reunión.
Distribución del tiempo de los mensajes
Es bueno analizar muy bien la estrategia al distribuir los tiempos para cada mensaje. Es un error pensar que un buen mensaje necesita ser de 15 o 20 minutos. Por el contrario, es preferible optar por mensajes más breves para que todos los miembros del barrio puedan tener la oportunidad de dar mensajes durante el año y desarrollar su habilidad como oradores. Una buena distribución de tiempo calculando 3 mensajes es:
- 10 minutos: Mensaje inicial
- 5 minutos: ideales para un joven y/o miembro nuevo
- 10 minutos: Mensaje final
Otra opción puede ser
- 8 minutos: Mensaje inicial
- 5 minutos: ideales para un joven y/o miembro nuevo
- 12 minutos: Mensaje final
También puede haber una opción con dos discursos distribuyendo los tiempos como para cubrir los 25 minutos disponibles.
Es un buen criterio dar a los hombres y a las mujeres jóvenes más oportunidades para que se desarrollen como oradores y se preparen adecuadamente si es que deciden prestar servicio como misioneros.
Lista de discursantes
Muchas veces se observa que algunos miembros dan varios mensajes al año y otros apenas uno o ninguno. Eso puede ser causa de varios factores, pero con un buen sistema de planeamiento y con la ayuda de los secretarios en el control se puede solucionar.
En una planilla de Excel o bien, Hojas de cálculo de Google (gratuito), se puede llevar un control muy bueno. Adjunto un archivo a modo de ejemplo.
- 1 columna para número de discursante
- 1 columna para algún criterio de clasificación (por ejemplo: Joven, miembro nuevo, etc.) que puede darnos orientación al momento de armar cada domingo.
- 1 columna para el Apellido y Nombre
- 3 columnas para el año anterior (para indicar las fechas que dio mensaje el año anterior)
- 3 columnas para el año vigente (para registrar las fechas que dio mensaje durante el año en curso)
- 35 columnas para los domingos a asignar (la fecha se puede fácilmente colocar con una fórmula)
Anoten en la columna de “Apellido y Nombre” a todos los miembros jóvenes y adultos activos de la unidad. Es conveniente respetar el formato al registrarlos para que sea más fácil ubicarlos y ordenarlos de ser necesario.
Revisando el cuaderno de actas del año anterior, registren las fechas en que cada miembro dio mensaje en la reunión sacramental.
Hagan lo mismo con los datos de los oradores de las reuniones de este año.
Es muy probable que al terminar se encuentren con muchas sorpresas, con miembros que dieron 4 mensajes y otros ninguno.
Un secretario que domine hojas de cálculo puede agregar fácilmente formatos condicionales que sirvan de ayuda visual.
Clasificación de los oradores
Todos los miembros del barrio tienen que tener la oportunidad de hablar en la reunión sacramental para ganar experiencia como oradores y edificar su fe en Jesucristo en el proceso de preparación. Hay que usar sabiduría e inspiración para asignar los tiempos y temas de los mensajes para lograr un equilibrio en los resultados.
Hay miembros que, más allá de su habilidad como oradores, se preparan con más diligencia que otros que, confiados en su experiencia, improvisan unos minutos antes del comienzo de la reunión.
El último orador debería tener la habilidad de ser hábil en el manejo del tiempo. Muchas veces sucede que en lugar del tiempo asignado, uno debe hablar unos minutos más o unos minutos menos. La consigna es que la reunión tiene que terminar sí o sí en horario.
Al momento de planear los mensajes de cada reunión, tener definida una clasificación visual de los oradores en el listado significa una ayuda. De un vistazo uno puede identificar a los HHMMJJ y a los miembros nuevos, los miembros con más experiencia o los que están en una preparación intermedia.
Anticipación de la asignación del mensaje
Una de las causas por las que los miembros fallan en la asignación o no la aceptan es la anticipación con que la reciben.
El presidente Russell M. Nelson resaltó este concepto en una capacitación de líderes en junio de 2003: “Las invitaciones para discursar deben hacerse con bastante antelación e incluir una descripción clara del tema y del tiempo asignados, así como un ofrecimiento de ayuda” (Russell M. Nelson, La adoración en la reunión sacramental).
Ahora, ¿Cuánto es ‘bastante antelación’? En mi experiencia, la ideal es dos semanas y en casos especiales 3 y 4 semanas (por ejemplo, en caso de miembros a los que se les dificulta mucho prepararlo).
Implementar esta anticipación requerirá un esfuerzo extra para las dos primeras semanas, pero después solo es mantenimiento.
Prevención de imprevistos
Nadie está exento a imprevistos que le impidan cumplir con la asignación de un mensaje a último momento. Una enfermedad, un accidente u otro hecho puede impedir que alguien asista a la reunión.
Este es otro de los motivos por los que muchas veces se acude a un reducido grupo de miembros que pueden en 30 minutos o menos, preparar o improvisar un mensaje. Si bien el mensaje puede ser bueno (aunque no siempre es así), también puede ser la causa de que estos hermanos terminan dando más mensajes que otros durante el año.
Un sistema que utilicé y sugiero, es prever estas situaciones de urgencia sin que haya una repetición de oradores y que todos tengan la oportunidad de prepararse debidamente. Consiste en asignar a dos hermanos con un mes de anticipación, pero como suplentes para el mes en curso. Si no falta ninguno de los discursantes, el suplente dará su mensaje en la fecha asignada.
Por ejemplo, si estamos planeando los mensajes para el mes de agosto, elegimos dos hermanos que darán su mensaje en un determinado domingo del mes de septiembre, pero que son suplentes si falta alguno de los asignados del mes de agosto. También se puede asignar con el mismo criterio a jóvenes para que sean suplentes en los casos de mensajes más breves.
Esta condición de “suplentes” puede ser otro aspecto a tener en cuenta en la calificación. Serían aquellos hermanos que no fallan nunca y que su nivel de compromiso con las asignaciones es extremadamente alto. Da muy buen resultado reunir a estos hermanos para explicarles el significado de “suplentes” al momento de ser asignados, para que no haya dudas al momento de recibir la asignación.
En dos años de usar este sistema, dos o tres veces nada más hubo que recurrir a los suplentes para cubrir la falta del discursante asignado.
No podemos prever situaciones de emergencia, pero si podemos tener una solución preparada de antemano.
Forma de asignación
Cómo se recibe la asignación de un mensaje es otro de los motivos por los que podemos tener rechazos o faltas a la misma. Una asignación verbal en el pasillo es muy fácil de olvidar. La forma que utilicemos debería mostrar formalidad y seriedad. Al hacerlo, es más probable que se cumpla de la misma manera.
No es muy conveniente dar como tema un mensaje de la Liahona o de la conferencia general. Usualmente los miembros se limitan a comentar el mensaje que otra persona preparó y no utilizan su inspiración para investigar y desarrollar el tema asignado. El proceso de preparar un mensaje tiene un efecto muy importante en “edificar la fe en Jesucristo”.
Ejemplo de asignación
El modelo que podemos usar para asignar establece:
- Fecha para dar el mensaje (dos semanas de anticipación)
- Tiempo asignado: Conviene establecer un tiempo mínimo y un tiempo máximo.
- Tema del mensaje: Los temas suelen ser muy amplios
- Objetivo del mensaje: Especifica lo que se espera lograr con el mensaje.
- 1 o 2 escrituras de referencia
- Una cita de referencia, aclarando que es opcional como guía y no obligatoria.
- Un párrafo extra en el caso de que cumpla la función de suplente.
Hay que tener en cuenta que el texto tiene que ser breve y concreto para asegurarse de que sea leído en su totalidad.
Adjunto un archivo para descargar con dos modelos para usar con este formato, a modo de ejemplo
Cómo entregar la asignación
No hay un modo que se adapte a todos, por eso conviene usar varios formatos. En nuestro caso usamos el papel entregado en mano y el Whatsapp con excelentes resultados.
En algunos casos, la asignación puede ser dada en una breve entrevista. Por ejemplo, si es necesario recomendar en forma especial no pasarse del tiempo asignado, o bien, en caso de miembros nuevos, explicarle algunos detalles especiales de la asignación.
Seguimiento de la asignación
Como sucede con cualquier asignación y en especial en este caso en el que se repite cada semana, un buen formato de seguimiento es clave.
Dando la asignación con dos semanas de anticipación, convendría hacer un recordatorio a la semana y dos o tres días antes para asegurarnos de que todo está bien.
Archivo de temas para los mensajes
Un recurso de gran ayuda al momento de asignar los mensajes es tener un archivo con diversidad de temas, con el objetivo, escrituras y cita de referencia. Retroalimentar esa base de datos puede ser asignación para el consejo de barrio o de un comité que se forme para tal fin.
Tener esta herramienta facilita mucho el proceso de asignar ya que se limita a elegir, copiar y pegar en la carta de asignación. Una vez que un tema fue asignado, fácilmente se puede agregar a quien se asignó y la fecha.
Abajo pueden descargar un archivo en PDF como modelo, pero cada uno puede usar su creatividad para hacerlo. Es importante que el sistema que usen sea simple y que pueda ser continuado fácilmente por otras personas que nos reemplacen.
Miembros nuevos
Para los miembros nuevos puede ser un motivo de mucho estrés recibir la asignación de dar un mensaje en la reunión sacramental. Sería prudente que en el consejo se planeara que ellos reciban previamente pequeñas asignaciones para hablar en una clase.
También conviene que al momento de recibir la asignación para hablar en la reunión sacramental se asigne, por ejemplo, a los hermanos ministrantes para ayudarlos en la preparación. Hay que cuidar que, más allá de nervios, su experiencia en todo el proceso sea edificante.
Concepto general
Los miembros del barrio van a valorar un buen planeamiento y esto se reflejará con el tiempo en un alto porcentaje de cumplimiento de las asignaciones. Lo más importante es que el Señor reconocerá nuestros esfuerzos por asegurar que cada reunión sacramental sea una experiencia espiritual para los miembros. Seguramente recibiremos más ideas para mejorar y se logrará una sinergia en combinación con todos los demás esfuerzos que realice el consejo de barrio.
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